Архівний відділ Шептицької районної державної адміністрації діє відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004, Правил роботи архівних установ України» затверджених Міністерством юстиції України 08.04.2013 № 656/5.
Аналіз стану архівної справи і діловодства в архівному відділі Шептицької РДА свідчить, що працівниками архівного відділу вживаються дієві заходи, спрямовані на збереження та оцифрування документів, що належать до Національного архівного фонду (далі НАФ), що забезпечує гарантоване довічне зберігання документів НАФ місцевого значення як чинника соціального розвитку українського суспільства, їх всебічного використання та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівного відділу, організацію та проведення експертизи цінності документів, що утворюються в установах, з метою визначення їх долі — включення до НАФ, встановлення термінів зберігання чи вилучення для знищення, забезпечення можливості вільного отримання, та використання відомостей, які зберігаються в архіві, що є складовою суб'єктивного права людини на інформацію, що необхідна для реалізації прав, свобод та законних інтересів громадян.
Завдяки придбанню книжкового сканера CZUR ET16 Plus, відповідно до програми підтримки цифрового розвитку архівної справи за І половину 2025 року оцифровано документи Фонду Сокальської районної державної адміністрації, Розпорядження Представника Президента та додатки до них, Протоколи комісій та інші управлінські документи за 1992 – 2011 роки (732 справи 117 038 аркушів).
Протягом І півріччя 2025 року працівниками архівного відділу надавалась методична допомога установам щодо розроблення та погодження: номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про архівні підрозділи та експертні комісії, описів справ установ. Проведено засідання експертної комісії архівного відділу за результатами яких схвалено та подано на розгляд ЕПК Державного архіву Львівської області: номенклатури справ, описи справ. ЕК архівного відділу схвалено інструкції з діловодства, положення про архівні підрозділи та експертні комісії установ району.
Проведено 5 засідань експертної комісії архівного відділу, 22.01.2025, 19.02.2025, 02.04.2025, 07.05.2025, 11.06.2025, на яких схвалено 345 од. зб. управлінської документації:
- Домашівська сільська рада Сокальського району;
- Савчинська сільська рада Сокальського району;
- Телязька сільська рада Сокальського району;
Схвалено на ЕПК ДАЛО 345 справ із управлінської документації.
Схвалено на ЕК архівного відділу та ЕПК ДАЛО 72 од. зб. з кадрових питань (особового складу).
Схвалено на ЕК архівного відділу 133 од. зб. з кадрових питань (особового складу).
Схвалено 3 номенклатури справ:
Радехівський районний суд Львівської області;
Шептицька районна державна адміністрація Львівської області;
Служба у справах дітей Шептицької районної державної адміністрації;
Схвалено 3 інструкції з діловодства:
-Шептицька районна державна адміністрація Львівської області;
-Управління державної казначейської служби України у Радехівському районі;
Сокальська загальноосвітня школа І-ІІІ ст. № 5 м. Сокаль, Сокальської міської ради Львівської області.
З 01 січня 2025 по 30 червня 2025 року на державне зберігання прийнято 106 од. зб. управлінської документації Жужелянської сільської ради.
За І півріччя 2025 року до архівного відділу звернулось 494 громадян
- на особистий прийом звернулись 479 громадян
Виконано запитів:
- тематичних – 234
- соціально-правового характеру – 260
- надано 674 архівних довідок;
- надано 1257 завірених копії документів;
- надано 345 архівних витягів з документів.
Громадянам видавались довідки для оформлення пенсій (за віком, по хворобі), а також: про реорганізацію установ; встановлення записів у трудових книжках; підтвердження стажу працівників сільськогосподарських підприємств; підтвердження членства в колишніх КСП, для судових справ щодо отримання земельних паїв, виділення та розмір майнових паїв; виділення земельних ділянок для ведення підсобного господарства, для забудови і обслуговування житлових будинків, для ведення підприємницької діяльності; підтвердження отримання трудових нагород для нарахування пільгових надбавок до пенсій, підтвердження статусу виборної посади. Також видаються завірені копії документів для державної реєстрації права власності на земельні ділянки.
Громадянам з інших регіонів нашої країни, надсилались відповіді (копії документів, архівні довідки для обчислення пенсії та підтвердження трудового стажу) в оцифрованому вигляді на електронні адреси, або у паперовому вигляді на поштову адресу за бажанням заявників. Заявникам надавались обгрунтовані відповіді у законодавчо встановлені терміни.
Інформація про діяльність архівного відділу розміщується на офіційній сторінці Шептицької районної державної адміністрації.
Перевірка стану архівної справи і діловодства в архівному відділі Шептицької РДА проводилась Державним архівом Львівської області 12.06.2025 відповідно до статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та п.п. 4.6. п. 4 Розділу ІІІ «Правил роботи архівних установ України» затверджених Міністерством юстиції України 08.04.2013 № 656/5. Перевірка здійснювалась шляхом вивчення наявних в архівному відділі документів з основних напрямків діяльності, візуального обстеження архівосховищ. За результатами перевірки надано ряд рекомендацій, а саме:
- в організації роботи розробити індивідуальні річні плани головних спеціалістів;
- у формуванні НАФ, організації роботи з підприємствами, установами та організаціями розробити список юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;
- для забезпечення збереженості та обліку документів НАФ передбачити кошти на придбання: засобів захисту документів від прямого попадання сонячних променів, коробок для картонування справ, пристроїв для опломбування архівосховищ, контрольно-вимірювальних приладів, для контролю температурно-вологісного режиму, картон для підшивки справ, який відповідає стандартам палітурних робіт;
- облікову документацію вести відповідно до «Правил роботи архівних установ України», затверджених Міністерством юстиції України 08.04.2013 № 656/5.